Briefing to fundamentalny etap współpracy z agencją rekrutacyjną. Dzięki niemu możliwe jest przeprowadzenie analizy potrzeb rekrutacyjnych klienta, a następnie stworzenie profilu idealnego kandydata. Jeśli zastanawiasz się, jak przebiega spotkanie briefujące oraz co powinien zawierać dobry brief – śpieszymy z pomocą!
Oczekiwania względem agencji
Z doświadczenia wiemy, że klienci mają konkretne oczekiwania wobec agencji rekrutacyjnej. Na pewno jest też tak w Twoim przypadku. Spodziewasz się, że wybrany partner będzie ekspertem w zakresie rekrutacji, a to przełoży się na szybsze tempo osiągania celów czy zmniejszenie kosztów związanych z długo trwającymi procesami rekrutacyjnymi.
Zgadzamy się, są to korzyści, które realnie możesz osiągnąć.
Jednak, by tak się stało, obydwie strony, zarówno Ty, jak i Twój partner rekrutacyjny, powinnny zaangażować się we współpracę oraz postawić na otwartą, częstą i efektywną komunikację.
Przygotowanie briefu rekrutacyjnego pozwala upewnić się, że każda strona zaangażowana w proces rekrutacji..nie tylko będzie miała jednakowe informacje, ale także będzie rozumieć je we właściwy sposób.
Co powinien zawierać dobry brief rekrutacyjny?
Współpraca klienta i agencji rekrutacyjnej zaczyna się już od pierwszego spotkania – nawet jeśli nie jest ono przypieczętowane umową lub zamówieniem. Na tym etapie możesz mieć oczekiwania wobec agencji rekrutacyjnej. Pierwsze spotkanie obu stron, powinno być zaplanowane i przebiegać według ustalonego harmonogramu.
Odpowiedzialność za to zadanie, zdecydowanie powinna przyjąć na siebie agencja rekrutacyjna. Twoim zadaniem jest wiedzieć, jakie stanowisko w organizacji chcesz obsadzić. Nie musisz wiedzieć jak się do tego zabrać, zwłaszcza jeśli w strukturze Twojej organizacji nie ma jeszcze działu HR czy stricte rekrutacji.
Przygotowanie do spotkania briefującego
Pomimo tego, że organizacja spotkania i napisanie briefu rekrutacyjnego leży po stronie agencji możesz spróbować się do niego odpowiednio przygotować. Zebranie najważniejszych informacji, np. dotyczących poszukiwanego stanowiska, przed spotkaniem z agencją, pomoże Ci odpowiedzieć przynajmniej na część pytań.
Aby ułatwić Ci przygotowanie do spotkania briefującego, poniżej prezentujemy zestawienie najważniejszych zagadnień, o które może zapytać Cię agencja rekrutacyjna, podczas pierwszej rozmowy:
- opis działu do którego prowadzona będzie rekrutacja i jego struktura,
- opis stanowiska – nazwa stanowiska, zakres obowiązków,
- tryb pracy – zdalna/stacjonarna,
- wymagania dotyczące doświadczenia,
- wynagrodzenie – widełki płacowe dla kandydata oraz benefity pozapłacowe,
- wymagania wobec kandydata – zestaw kompetencji twardych i miękkich
- inne wymagania dotyczące stanowiska (wykształcenie, staż pracy, certyfikaty, znajomość języków obcych itp.),
- możliwości rozwoju dla kandydata – ścieżka kariery, szkolenia itp.,
- informacja o tym od kiedy kandydat ma być zatrudniony w organizacji i ile w związku z tym przewiduje się czasu na cały proces rekrutacyjny,
- jak etapy procesu rekrutacyjnego agencja powinna uwzględnić.
W trakcie spotkania na pewno pojawi się jeszcze szereg dodatkowych pytań, dotyczących: strategii firmy, celu, misji, wyznawanych wartości oraz inne szczegóły, które mogą być pomocne w poszukiwaniu, a finalnie w dopasowaniu kandydata idealnego.
Profil idealnego kandydata – oczekiwania vs rzeczywistość
Dlaczego warto napisać brief rekrutacyjny? Ponieważ posiadając takie informacje, agencja rekrutacyjna będzie mogła nie tylko wycenić rekrutację i przygotować ofertę, ale też stwierdzić czy jest ona możliwa do realizacji.
Zdarza się, że wymagania dotyczące stanowiska i oczekiwania klienta przewyższają możliwość znalezienia takiego kandydata, zarówno przez agencję, jak i wewnętrzny dział rekrutacji. Takie sytuacje mogą zaistnieć kiedy:
- proponowane warunki zatrudnienia są nieadekwatne do sytuacji na rynku pracy dla danego stanowiska,
- wymagania dotyczące skilli są tak rozbudowane/nietypowe, że na rynku nie ma kandydatów o tym zestawie kompetencji.
W ramach otwartej komunikacji i bazując na doświadczeniu, profesjonalny rekruter powinien poinformować Cię, jak należałoby zmienić te warunki, tak by rekrutacja mogła zakończyć się sukcesem.
Jeśli klient ma nierealne potrzeby i oczekiwania rekrutacyjne lub nie potrafi jasno wskazać, jakie stanowisko chciałby obsadzić przy pomocy agencji rekrutacyjnej, istnieje duże ryzyko, że proces rekrutacji zakończy się niepowodzeniem.
Przygotowanie briefu rekrutacyjnego – i co dalej?
Po spotkaniu, zespół rekrutacyjny agencji powinien przeprowadzić analizę Twoich potrzeb w ramach danej rekrutacji. Na jej podstawie przygotuje i prześle Ci ofertę, która powinna zawierać:
- cenę i termin finalnej realizacji rekrutacji,
- opis i planowany przebieg procesu rekrutacyjnego,
- ilość CV, którą otrzymasz w określonym czasie,
- porównanie w kontekście konkurencyjności na tle innych ofert pracy w branży
- wskazanie jakie informacje dodatkowe będą zawierały rekomendacje kandydatów,
Tak przygotowane informacje powinny ułatwić Ci podjęcie decyzji, o tym czy warto wejść we współpracę z agencją rekrutacyjną.
Agencja rekrutacyjna tak przygotowaną ofertę powinna wysłać mailem, tak by obie strony miały pewność, że tak samo rozumieją, jakiego profilu kandydata będzie dotyczył proces rekrutacyjny i jak ma on przebiegać.
Rebriefing – pogłębienie komunikacji & usprawnienie rekrutacji
Elementem efektywnej i sprawnej komunikacji w procesie rekrutacji z agencją powinien być również rebriefing.
Po zaakceptowaniu oferty otrzymanej od agencji, powinieneś mieć poczucie, że możesz dodać coś do wymagań, doprecyzować, czy przekazać agencji rekrutacyjnej dodatkowe informacje. Tym właśnie jest rebriefing. Nie tylko ułatwi pracę zespołu rekrutacyjnego, ale także pozwoli na znalezienie kandydata idealnego.
Nie mówimy tu oczywiście o tak poważnych kwestiach jak zmiana pracy zdalnej na pracę w biurze czy też zmiana konieczności znajomości języka angielskiego na język niemiecki.
Jeśli natomiast stwierdzisz, że potrzebny będzie Ci kandydat o wybranych kompetencjach miękkich, to warto by rekruterzy agencji, zweryfikowali je podczas screeningu kandydata, czyli na początkowych etapach rekrutacji.
Rola efektywnej komunikacji
Proces rekrutacji prowadzony we współpracy z agencją rekrutacyjną, to przede wszystkim skrócony czas rekrutacji i dostęp do większej ilości wyselekcjonowanych i wstępnie zweryfikowanych kandydatów.
By taka współpraca mogła przebiegać sprawnie i szybko zakończyła się znalezieniem właściwego kandydata, rekruterzy agencji powinni uważnie wsłuchać się w Twoje potrzeby. Z drugiej strony – polecamy Ci otworzyć się na sugestie rekruterów i praktycznie skorzystać z ich doświadczenia i eksperckiej wiedzy.
Kluczem do sukcesu jest otwarta i częsta komunikacja na linii klient – agencja rekrutacyjna. Transparentność oczekiwań, częsta informacja zwrotna i wzajemna uważność będą gwarantami owocnej współpracy. Dobra agencja rekrutacyjna zapewni sprawdzone rozwiązania i partnerską komunikację w obszarze rekrutacji, a w przyszłości być może i w obszarze innych usług z zakresu HR.
