Współpraca z agencją rekrutacyjną jest jedną z metod pozyskiwania kandydatów. Jest o tyle atrakcyjna, że odnalezienie i pozyskanie jakościowych kandydatów do procesu rekrutacyjnego jest coraz większym wyzwaniem. Czy warto współpracować z zewnętrzną agencją? Jak wybrać najlepszą? I przede wszystkim – kiedy się to opłaca?
Dlaczego warto rozważyć współpracę z agencją rekrutacyjną?
Rekrutacja jest tylko jednym z zadań, którymi zajmują się zespoły Human Resources. Ma ona wpływ na płynność pracy całej organizacji oraz zasoby jakimi dysponują zespoły. A to z kolei przekłada się na realizację celów biznesowych: terminowość projektów czy jakość oferowanych produktów czy usług.
Dlatego sytuacje, w których HR nie ma wystarczających zasobów, by zaspokoić zapotrzebowanie na prowadzenie i zamykanie nowych rekrutacji, są alarmujące.
Kiedy wsparcie agencji rekrutacyjnej będzie pomocne?
Agencja rekrutacyjna może pomóc rozwiązać problemy rekrutacyjne, z którymi mierzy się wiele organizacji. Know-how rekrutacyjne, dostęp do kandydatów czy specjalizacja agencji w konkretnej branży zwiększą skuteczność rekrutacji, a tym samym pozwolą na optymalizację kosztów.
Rekrutacja pracowników przez agencję – kiedy może być pomocna?
- Brak wyspecjalizowanego rekrutera
Bywa tak, że zespół HR nie posiada w swojej strukturze osób, które mogłyby zajmować się rekrutacją, zwłaszcza kiedy mówimy o rekrutacjach kandydatów o rzadkich kompetencjach lub szczególnych umiejętnościach. - Brak mocy przerobowych
Czyli mówiąc inaczej: firma potrzebuje większej liczby pracowników, niż wewnętrzny HR jest w stanie dostarczyć. Więcej rekruterskich rąk na pokładzie pozwoli na sprawniejsze rozbudowanie zespołu. - Biznesowa ekspansja
Rekrutacja w każdej branży ma inną specyfikę. Dlatego jeśli firma rozwija się w nowym obszarze i potrzebuje do tego odpowiednich specjalistów – wewnętrzny dział HR może nie mieć odpowiednich narzędzi, by ich dostarczyć.
Nawiązanie współpracy z agencją może budzić wiele pytań: jak przebiega współpraca z firmą rekrutacyjną, jakie są zasady współpracy oraz jakie korzyści może przynieść.
Na wszystkie z nich odpowiemy, ale najpierw skupmy się na pierwszym etapie, jakim jest wybór i współpraca z agencją.
Korzyści ze współpracy z agencją
Pozyskiwanie pracowników przez agencję rekrutacyjną może przynieść Ci wiele wymiernych korzyści.
- Oszczędność czasu
Agencja rekrutacyjna może pomóc przyspieszyć zatrudnianie pracowników – oszczędzisz zatem czas i szybciej zrealizujesz założone cele.
- Optymalizacja kosztów
Rekrutacja z agencją może przyśpieszyć Twój time-to-hire, dzięki niej unikniesz kosztów związanych z przeciągającymi się rekrutacjami lub opóźnieniami na projekcie.
- Skuteczność rekrutacji
Zespół rekrutacyjny agencji działa na zasadzie wynagrodzenia success fee, dołoży zatem wszelkich starań, by kandydaci byli trafnie dobrani do wymagań procesu rekrutacyjnego i proces ten zakończył się w założonym czasie sukcesem.
- Know-how rekrutacyjne
W trakcie komunikacji z agencją rekrutacyjną z pewnością poznasz trochę eksperckiego know how.
- Dostęp do kandydatów
Dzięki dedykowanym metodom dotarcia do kandydatów z danej branży lub specjalizacji, agencja skontaktuje się z najlepszymi kandydatami.
- Partnerskie relacje
Agencja rekrutacyjna może stać się Twoim biznesowym partnerem, wsparciem w rekrutacji i procesach HR. Stanie się tak tylko wtedy, kiedy obie strony całkowicie zaanagażują się we współpracę.
Jak wybrać najlepszą agencję rekrutacyjną?
Wybór właściwej agencji zwiększy szansę na owocną współpracę oraz maksymalizację korzyści. Przygotowaliśmy kilka kluczowych aspektów, które warto wziąć pod uwagę przy podejmowaniu współpracy z agencją.
Znajomość branży i specjalizacja agencji
Przy wyborze agencji rekrutacyjnej warto postawić na taką, która może pochwalić się skutecznie zrealizowanymi rekrutacjami w Twojej branży. Każdy sektor ma swoją specyfikę – dobra agencja rekrutacyjna wie, że inaczej rekrutuje się programistów, pracowników administracji, a jeszcze inaczej doradców handlowych czy sprzedawców.
Doświadczenie w podobnych projektach
Warto zapytać, jakie procesy rekrutacyjne dla klientów z Twojej branży, przeprowadziła agencja, którą rozważasz. Rekruterzy mający doświadczenie w podobnych projektach, dobiorą odpowiednią metodę docierania do kandydatów oraz skutecznie zainteresują kandydata współpracą właśnie z Twoją organizacją. Dzięki temu zwiększysz skuteczność i zasięg swoich rekrutacji.
Różne modele współpracy
Agencje rekrutacyjne mogą oferować różne rodzaje usług oraz modele współpracy: rekrutacja stała, Recruitment Process Outsourcing czy outsourcing pracowników. Ważne żeby ta, którą wybierzesz oferowała elastyczne podejście do procesu rekrutacyjnego. Dzięki temu otrzymasz kompleksowe wsparcie rozwiązania na miarę potrzeb Twojej organizacji.
Etapy współpracy z agencją
Jeśli nigdy nie współpracowałeś z zewnętrzną firmą rekrutacyjną zapewne zastanawiasz się jak wygląda współpraca z agencją. Oto kilka
- Pierwszy krok – skontaktuj się z wybraną agencją rekrutacyjną
Jeśli czytasz ten artykuł, to najpewniej w Twojej głowie już pojawiła się myśli o tym, że warto rozeznać się w ofertach agencji rekrutacyjnych.
Daj o sobie znać – napisz do wybranych firm maila – opisz krótko kogo i w jakim czasie potrzebujesz zrekrutować. Dobra agencja rekrutacyjna odezwie się do Ciebie tego samego dnia i wspólnie wybierzecie termin na spotkanie, podczas którego będziecie mogli bardziej bardziej szczegółowo porozmawiać o Twojej potrzebie rekrutacyjnej i Twojej organizacji.
- Spotkanie – określenie możliwości współpracy
W trakcie pierwszego spotkania wspólnie stwórzcie listę wymagań wobec poszukiwanego profilu – określcie, które kompetencje twarde i miękkie będą kluczowe, a które po prostu mile widziane. Rekruter agencji, w razie potrzeby, pomoże doprecyzować szczegóły roli, tak by była ona zgodna z obecnym stanem na rynku pracy jak również wskaże, co uczyni Twoją ofertę pracy konkurencyjną, na tle innych ofert w Twojej branży.
Te etapy zazwyczaj nic nie kosztują.
- Nawiązanie współpracy z agencją rekrutacyjną.
Profesjonalnie działająca agencja rekrutacyjna, po spotkaniu, przygotuje dla Ciebie ofertę współpracy – wyceni usługę rekrutacji i określi, w jakim czasie będzie mogła ją zrealizować. Po tym jak zaakceptujesz ofertę, powinny zostać dopełnione formalności, czyli podpisanie niezbędnych dokumentów.
Na czym polega współpraca z agencją rekrutacyjną?
Działania firmy rekrutacyjnej powinny przebiegać zgodnie z wcześniej uzgodnionym z Tobą procesem rekrutacyjnym. Sam proces może różnić się w zależności od rodzaju projektu lub Twoich oczekiwań. Jednak pewne elementy będą wspólne.
Przygotowaliśmy dla Ciebie krótki opis każdego z głównych etapów oraz na co warto zwrócić uwagę, by współpraca z partnerem rekrutacyjnym przyniosła Ci jak najwięcej korzyści.
- Research & screening
W ramach prowadzonego procesu rekrutacji, zespół rekrutacyjny będzie wyszukiwał kandydatów posiadających określone kompetencje. Następnie dokona wstępnej selekcji CV i rozpocznie komunikację z wybranymi kandydatami.
Po etapie screeningu, otrzymasz gotowe profile wybranych kandydatów.
2. Weryfikacja kandydatów
Samo CV nie zawsze oddaje wszystkie umiejętności czy miękkie cechy kandydata. Warto ustalić z agencją, że w ramach prezentacji wybranych kandydatów, otrzymasz CV wraz opisem doświadczenia, przebiegu kariery i kompetencji miękkich kandydata, jako osobny dokument.
Jeśli już jesteś klientem agencji rekrutacyjnej, domagaj się możliwie najwięcej informacji o kandydacie jeszcze przed rozmową rekrutacyjną.
3. Komunikacja w projekcie rekrutacyjnym
Po otrzymaniu pierwszych CV, ważny będzie Twój pierwszy feedback odnośnie otrzymanych kandydatów. Postawcie na partnerskie relacje i komunikację – jeśli czegoś brak Ci w przesłanych profilach, powiedz o tym otwarcie.
Możliwe też, że w trakcie przeglądania pierwszych CV coś wyda Ci się niezmiernie istotne – daj o tym znać rekruterowi, nawet jeśli nieco zmieni to profil poszukiwanego kandydata. W końcu jesteście partnerami we współpracy i zależy Wam na tym, by wspólnie osiągnąć założony cel – zatrudnić na wybrane stanowisko najlepszego kandydata.
4. Rozmowy rekrutacyjne
Rekruter, który będzie z Tobą współpracował w ramach zleconej rekrutacji, na Twoją prośbę, zaplanuje rozmowy rekrutacyjne – ustali terminy dogodne dla stron i pomoże Ci zaprojektować scenariusz tego spotkania lub nawet weźmie w nim udział.
5. Informacja zwrotna
Spodziewaj się, że po rozmowach rekrutacyjnych ponownie zostaniesz poproszony o feedback na temat kandydatów. Najlepiej przekazywać rekruterowi z agencji, informację zwrotną bezpośrednio po spotkaniu z kandydatem. Rekruter sporządzi odpowiednie notatki.
Finalnie łatwiej Wam będzie podsumować wszystkie kandydatury, a także porównać kandydatów.
6. Budowanie partnerstwa
Proces rekrutacji zakończony wyborem najlepszego kandydata, może ale nie musi być końcem współpracy między Tobą, a agencją rekrutacyjną. Możecie wspólnie przystąpić do kolejnych procesów rekrutacyjnych lub zacząć planować zatrudnienie i onboarding wybranej osoby. Agencje rekrutacyjne zazwyczaj specjalizują się nie tylko w rekrutacji – świat HR – consulting HR – nie ma dla nich tajemnic.
Zachęcamy Cię do zapoznania się z naszym procesem rekrutacyjnym: [infografika]
