Autor: Zespół Rekrutacyjny

Każda organizacja dla sprawnego i efektywnego działania, potrzebuje zatrudnienia właściwych pracowników. Dla realizacji celów firmy i osiągania założonych wyników, kluczowe jest zatrudnienie określonej ilości osób, w określonym czasie i o określonych kompetencjach (czasem bardzo rzadkich). Pozyskiwanie właściwych kandydatów można wówczas powierzyć agencji rekrutacyjnej, która w ramach usługi, jaką są rekrutacje stałe, zaplanuje rzetelny proces rekrutacji i pomoże w pozyskaniu kandydatów odpowiednich do wykonywania pracy na danym stanowisku. Poniżej opisujemy na czym polega usługa rekrutacji stałej, jak przebiega i kiedy warto z niej skorzystać. Zapraszamy do lektury 🙂

Co to jest rekrutacja stała i jak przebiega?

Rekrutacja stała, to czynny proces poszukiwania, selekcji i rekomendowania klientowi, kandydatów, najlepiej odpowiadających wymaganiom klienta, w ramach danego stanowiska. Zwieńczeniem takiej rekrutacji, jest zatrudnienie wybranego kandydata w strukturach organizacji klienta. By tak się stało agencja rekrutacyjna powinna powziąć następujące kroki:

1. Wsparcie klienta w formalnościach czy onboardingu.
2. Analiza potrzeby rekrutacyjnej klienta;
3. Utworzenie profilu poszukiwanego kandydata/ów;
4. Wybór właściwych metod rekrutacyjnych;
5. Poszukiwanie kandydatów;
6. Selekcja kandydatów;
7. Weryfikacja kandydatów pod kątem wymagań klienta;
8. Screening; 
9. Przeprowadzenie rozmów i testów z kandydatami;
10. Rekomendacje wybranych kandydatów do klientów;
11. Złożenie oferty wybranemu kandydatowi;

Kiedy warto skorzystać z usług rekrutacji stałej?

Usługa rekrutacji stałej może być efektywnym rozwiązaniem, kiedy firma poszukuje osób na bardzo wyspecjalizowane i/lub kluczowe stanowiska w organizacji (stanowiska „white collars”). Może to być na przykład specjalista z rzadkimi umiejętnościami, znajomością specyficznych narzędzi czy języków lub osoba, na której ma spoczywać duża odpowiedzialność i docelowo ma ona zarządzać całym przedsiębiorstwem klienta. Poszukiwania specjalistów, szczególnie w wąskiej dziedzinie, wymagają odpowiedniego przygotowania i wiedzy branżowej. Warto wówczas zdecydować się na współpracę z agencją rekrutacyjną, która stosuje niestandardowe metody rekrutacyjne, potrafi docierać do kandydatów pasywnych i bardzo dobrze weryfikować profile potencjalnych pracowników pod kątem wymagań przyjętych w procesie rekrutacji. Doświadczony rekruter, dedykowany przez agencję, będzie wiedział jak rekrutować w danej branży, jak dostosować treść oferty i język komunikacji do kandydatów. Dodatkowo będzie zdawał sobie sprawę z odpowiedzialności za realizowany projekt i jego sukcesywne zakończenie.  

Usługa rekrutacji stałej sprawdzi się także w sytuacji, w której firma potrzebuje w krótkim czasie, zasilić zespół w dużą ilość pracowników, na stanowiska niewymagające bardzo wysokich kwalifikacji, na przykład na produkcji, w punktach usługowych czy w logistyce (stanowiska “blue collars”). Przyjmijmy, że przedsiębiorstwo klienta do tej pory nie posiadało własnego magazynu lub planuje otworzyć kolejny magazyn w nowej lokalizacji. W takiej sytuacji, dział rekrutacji klienta, przystępując do rekrutacji magazynierów, będzie dopiero “uczył się”, jak rekrutować osoby na takie stanowiska, podczas gdy agencja rekrutacyjna, najprawdopodobniej będzie już miała odpowiednich kandydatów w swojej bazie. Warto też zaznaczyć, że agencje rekrutacyjne, świadczące usługi rekrutacji stałej w obszarze stanowisk “blue collars”, stale prowadzą procesy rekrutacyjne, a zatem agencja będzie dysponowała coraz to nowymi profilami kandydatów na wybrane stanowisko.

Usługa rekrutacji stałej – jakie niesie za sobą korzyści?

Agencja rekrutacyjna dzięki swojej wiedzy i doświadczeniu, może pomóc klientowi w szybkim dotarciu do pożądanych kandydatów. Profesjonalnie poprowadzony przez agencję proces rekrutacji, a co za tym idzie, efektywne dopasowanie kompetencji kandydata do oczekiwań pracodawcy są kluczowe dla powodzenia rekrutacji. Klient zyskuje wówczas nowych pracowników, a także może przekonać się o innych korzyściach płynących ze współpracy z agencją rekrutacyjną w zakresie rekrutacji stałej, a mianowicie:

• obniżenie kosztów rekrutacji – w ramach usługi rekrutacji stałej, do czasu wyłonienia najlepszego kandydata, wszystkie koszty w procesie rekrutacji ponosi agencja rekrutacyjna. Jest to koszt pracy rekruterów, koszt publikacji i promowania ofert pracy jak również koszt testów i narzędzi weryfikujących umiejętności kandydatów. Agencja oferuje także gwarancję w odniesieniu do zrekrutowanej osoby, co finalnie może być bardzo korzystne dla klienta;
• oszczędność czasu – dobrze działająca agencja rekrutacyjna stale poszerza bazę kandydatów w obrębie różnych stanowisk i branż;
• specjalistyczna wiedza i doradztwo w zakresie rekrutacji i HR – agencja rekrutacyjna potrafi efektywnie zaplanować i przeprowadzić proces rekrutacji dla wielu branż. Co więcej, w ramach znajomości rynku pracy i bycia w stałym kontakcie z kandydatami może doradzać klientowi w zakresie odpowiadania na potrzeby pracowników i zapewnienia dobrego środowiska pracy. Doświadczeni specjaliści mogą pomóc w zaprojektowaniu procesów HR i zadbać o employer branding;
• wsparcie wewnętrznych struktur HR klienta – zespół agencji rekrutacyjnej może być wsparciem dla działu HR klienta, który na co dzień zajmuje się nie tylko rekrutacją lub też nie zajmuje się nią wcale, bo na przykład prowadzi kadry i płace oraz zarządza innymi działaniami z zakresu HR. 

Jak widać powyżej, skorzystanie z usługi rekrutacji stałej niesie za sobą wiele korzyści. Wobec faktu, że coraz trudniej na rynku pracy o kandydatów z unikatowymi umiejętnościami czy też pozyskanie właściwych kandydatów w bardzo krótkim czasie staje się coraz trudniejsze, warto nawiązać współpracę z wyspecjalizowaną agencją rekrutacyjną i powierzyć jej wybrane procesy rekrutacyjne, a tym samym skorzystać z eksperckiej wiedzy w zakresie rekrutacji i zarządzania potencjałem ludzkim w organizacji.

Każda firma, która wkracza w fazę dynamicznego wzrostu i potrzebuje w krótkim czasie zrekrutować większą ilość pracowników, może zdecydować się na współpracę z agencją rekrutacyjną. Proces rekrutacji można zlecić agencji w całości lub jedynie w części, w zależności od potrzeb i zasobów w dziale HR. Dziś skupimy się na szczegółowym omówieniu czym jest usługa RPO i kiedy faktycznie warto się na nią zdecydować.

Co to jest RPO?

Recruitment Process Outsourcing jest to outsourcing procesów rekrutacyjnych – realizacja rekrutacji przez kogoś z zewnątrz organizacji. Od razu nasuwa się skojarzenie, że RPO, to po prostu współpraca z agencją rekrutacyjną – wyoutsourcowanie rekrutacji. Czy faktycznie tak jest? Czym RPO różni się od tradycyjnej współpracy z agencją rekrutacyjną?

Na czym polega RPO?

Firma, która decyduje się na zlecenie rekrutacji do agencji rekrutacyjnej, zazwyczaj opowiada o swojej potrzebie i w całości zleca proces rekrutacji do agencji. Oznacza to, że agencja rekrutacyjna będzie odpowiedzialna wyszukanie właściwych kandydatów na rynku, przedstawienie kandydatów u klienta, finalnie przedstawienie wybranemu kandydatowi warunków współpracy i ich ewentualną negocjację. Rozliczenie między klientem, a agencją rekrutacyjną będzie odbywało się na zasadzie opłaty za skutecznie zrealizowaną rekrutację i będzie miało miejsce po realizacji usługi.

W ramach RPO, klient również zleca tą usługę agencji rekrutacyjnej, ale współpraca odbywa się nieco inaczej. Do realizacji usługi agencja wyznacza dedykowanego rekrutera – na wyłączność klienta, który przez pewien czas, stanie się kimś w rodzaju zewnętrznego działu rekrutacji klienta albo po prostu wsparciem zespołu rekrutacyjnego klienta. Usługa ta nie sprowadza się jedynie do wyszukiwania i prezentowania kandydatów klientowi, jest to znacznie bardziej rozbudowane działanie ze strony agencji rekrutacyjnej.

Wyznaczony rekruter będzie odpowiedzialny za zaplanowanie całego procesu rekrutacyjnego, czyli:

• Pierwsze spotkanie z klientem i zdefiniowanie potrzeby rekrutacyjnej – briefing;
• Ustalenie profilu idealnego kandydata;
• Ustalenie warunków oferty dla kandydata;
• Wyszukanie i screening właściwych kandydatów;
• Zadbanie o candidate experience i employer branding klienta;
• Przeprowadzenie ewentualnych testów i zadań na potrzeby rekrutacji;
• Przedstawienie wybranych kandydatów klientowi;
• Przygotowanie spotkań rekrutacyjnych z kandydatami wybranymi przez klienta;
• Ewentualny udział w wyżej wspomnianych spotkaniach;
• Podsumowanie wyżej wspomnianych spotkań i omówienie wniosków;
• Pomoc w wyborze właściwego kandydata;
• Złożenie oferty wybranemu kandydatowi i ewentualna negocjacja warunków;
• Pomoc przy dopełnieniu formalności;
• W razie potrzeby zaplanowanie dalszych działań w obszarze HR.

Można zatem śmiało stwierdzić, dedykowany rekruter agencji rekrutacyjnej, w ramach świadczonej usługi RPO, będzie współpracował z klientem, tak jakby był jego wewnętrznym pracownikiem, co faktycznie nie będzie miało miejsca, bo finalnie klient będzie rozliczał się z agencją rekrutacyjną, zgodnie z warunkami zawartej umowy.

RPO – jakie niesie za sobą korzyści?

RPO posiada wiele zalet i jest bardzo korzystnym rozwiązaniem, bo:

• W sytuacji wzmożonej ilości rekrutacji klient nie musi zatrudniać na stałe kolejnego pracownika – lepiej mieć dedykowanego rekrutera na wyłączność, na określony z góry czas;
• W nawiązaniu do powyższego, klient nie będzie musiał ponosić ani kosztów zatrudnienia pracownika, ani utrzymania, ani utworzenia dla niego stanowiska pracy, zakupu sprzętu itp.;
• Klient nie będzie musiał także ponosić kosztów zakupu kolejnego konta w systemie ATS, konta premium na Linkedin czy w końcu kosztów zakupu ogłoszeń na job boardach; 
• Agencja rekrutacyjna pokryje koszt ewentualnych testów sprawdzających umiejętności kandydatów;
• Współpraca z wybraną agencją, a co za tym idzie z wybranym rekruterem, może mieć kontynuację przy kolejnych procesach rekrutacyjnych, co znacznie przyspieszy rekrutację z uwagi na “zawartą już znajomość obu stron” i znajomość organizacji klienta;
• Dedykowany rekruter zajmie się całym procesem rekrutacji, co będzie dla klienta dużą oszczędnością czasu, finalnie będzie mógł się skupić na swojej corowej działalności;
• Dedykowany rekruter nie potrzebuje wsparcia ze strony klienta, jest on specjalistą w swojej dziedzinie i to on może klientowi zaproponować korzystne i zaskakujące rozwiązania, na które klient sam do tej pory nie wpadł; 
• Model rozliczania się w formie miesięcznego abonamentu, nie zaś jednorazowa opłata o wartości jednego wynagrodzenia kandydata

Korzyści jest znacznie więcej, ale może skupmy się teraz na aspekcie finansowym.

Ile kosztuje RPO? 

W sytuacji, w której klient już wie, że będzie potrzebował w określonym czasie zrekrutować większą ilość pracowników i jednocześnie wie, że nie chce rozbudowywać wewnętrznego zespołu rekrutacji (lub w ogóle go nie posiada) warto rozważyć usługę RPO. Jak przy każdym zakupie i tutaj istotna jest cena. Przyjmijmy zatem, że klient w pierwszym kwartale nowego roku potrzebuje zatrudnić:

• 1 szefa działu marketingu – średnie miesięczne wynagrodzenie takiej osoby 20 000 zł netto/B2B;
• 4 doświadczonych sprzedawców – średnie miesięczne wynagrodzenie jednego sprzedawcy podstawa + prowizja 15 000 zł netto/B2B; 
• 6 senior programistów – średnie miesięczne wynagrodzenie jednego programisty 35 000 zł netto/B2B.

Jeśli klient zdecyduje się na wspomnianą na początku artykułu tradycyjną współpracę z agencją rekrutacyjną, w oparciu o success fee – wartość wynagrodzenia dla agencji będzie równała się minimum 100% wartości jednomiesięcznego wynagrodzenia jednego kandydata, to wówczas koszt rekrutacji będzie wynosił odpowiednio:

• 1 szefa działu marketingu – 20 000 zł netto.
• 4 doświadczonych sprzedawców – 45 000 zł netto;
• 6 senior programistów – 210 000 zł netto;

Łącznie daje to kwotę 275 000 zł netto za wszystkie rekrutacje w okresie 3 miesięcy.

Jeśli natomiast klient zdecyduje się na usługę RPO, z dedykowanym rekruterem lub rekruterami i opłatę abonamentową w kwocie, przyjmijmy, 15 000 zł netto za jednego rekrutera, to wówczas:

Agencja rekrutacyjna deleguje do pracy u klienta dwóch dedykowanych rekruterów. Dlaczego dwóch? Bo jeden z nich będzie specjalizował się w rekrutacjach IT, zaś drugi w rekrutacjach dla sprzedaży i marketingu. Koszty rekrutacji będą wyglądały następująco:

• 1 szefa działu marketingu – rekrutacja przez 1 miesiąc – 15 000 zł netto (1×15 000);
• 4 doświadczonych sprzedawców – rekrutacja 2 sprzedawców miesięcznie przez okres 2 miesięcy – 30 000 zł netto (2×15 000);
• 6 senior programistów – rekrutacja 2 programistów miesięcznie przez okres 3 miesięcy – 45 000 zł netto (3×15 000);

Łącznie daje to kwotę 90 000 zł netto za usługę RPO z dedykowanymi wyspecjalizowanymi rekruterami w okresie 3 miesięcy. 

Który z modeli współpracy jest bardziej korzystny, widać jak na dłoni 🙂 Jeśli zatem zastanawiasz się nad współpracą z agencją rekrutacyjną i najbardziej korzystnym modelem współpracy, to RPO będzie rozwiązaniem dla Ciebie 🙂

Współpraca z agencją rekrutacyjną jest jedną z metod pozyskiwania kandydatów. Jest o tyle atrakcyjna, że odnalezienie i pozyskanie jakościowych kandydatów do procesu rekrutacyjnego jest coraz większym wyzwaniem. Czy warto współpracować z zewnętrzną agencją? Jak wybrać najlepszą? I przede wszystkim – kiedy się to opłaca?

Dlaczego warto rozważyć współpracę z agencją rekrutacyjną?

Rekrutacja jest tylko jednym z zadań, którymi zajmują się zespoły Human Resources. Ma ona wpływ na płynność pracy całej organizacji oraz zasoby jakimi dysponują zespoły. A to z kolei przekłada się na realizację celów biznesowych: terminowość projektów czy jakość oferowanych produktów czy usług.

Dlatego sytuacje, w których HR nie ma wystarczających zasobów, by zaspokoić zapotrzebowanie na prowadzenie i zamykanie nowych rekrutacji, są alarmujące.

Kiedy wsparcie agencji rekrutacyjnej będzie pomocne? 

Agencja rekrutacyjna może pomóc rozwiązać problemy rekrutacyjne, z którymi mierzy się wiele organizacji. Know-how rekrutacyjne, dostęp do kandydatów czy specjalizacja agencji w konkretnej branży zwiększą skuteczność rekrutacji, a tym samym pozwolą na optymalizację kosztów.

Rekrutacja pracowników przez agencję – kiedy może być pomocna?

• Brak wyspecjalizowanego rekrutera
  Bywa tak, że zespół HR nie posiada w swojej strukturze osób, które mogłyby zajmować się rekrutacją, zwłaszcza kiedy mówimy o rekrutacjach kandydatów o rzadkich kompetencjach lub szczególnych umiejętnościach. 
• Brak mocy przerobowych
  Czyli mówiąc inaczej: firma potrzebuje większej liczby pracowników, niż wewnętrzny HR jest w stanie dostarczyć. Więcej rekruterskich rąk na pokładzie pozwoli na sprawniejsze rozbudowanie zespołu.
• Biznesowa ekspansja
  Rekrutacja w każdej branży ma inną specyfikę. Dlatego jeśli firma rozwija się w nowym obszarze i potrzebuje do tego odpowiednich specjalistów – wewnętrzny dział HR może nie mieć odpowiednich narzędzi, by ich dostarczyć. 

Nawiązanie współpracy z agencją może budzić wiele pytań: jak przebiega współpraca z firmą rekrutacyjną, jakie są zasady współpracy oraz jakie korzyści może przynieść.

Na wszystkie z nich odpowiemy, ale najpierw skupmy się na pierwszym etapie, jakim jest wybór i współpraca z  agencją.

Korzyści ze współpracy z agencją

Pozyskiwanie pracowników przez agencję rekrutacyjną może przynieść Ci wiele wymiernych korzyści.

• Oszczędność czasu

Agencja rekrutacyjna może pomóc przyspieszyć zatrudnianie pracowników – oszczędzisz zatem czas i szybciej zrealizujesz założone cele.

• Optymalizacja kosztów

Rekrutacja z agencją może przyśpieszyć Twój time-to-hire, dzięki niej unikniesz kosztów związanych z przeciągającymi się rekrutacjami lub opóźnieniami na projekcie.

• Skuteczność rekrutacji

Zespół rekrutacyjny agencji działa na zasadzie wynagrodzenia success fee, dołoży zatem wszelkich starań, by kandydaci byli trafnie dobrani do wymagań procesu rekrutacyjnego i proces ten zakończył się w założonym czasie sukcesem.

• Know-how rekrutacyjne

W trakcie komunikacji z agencją rekrutacyjną z pewnością poznasz trochę eksperckiego know how.

• Dostęp do kandydatów

Dzięki dedykowanym metodom dotarcia do kandydatów z danej branży lub specjalizacji, agencja skontaktuje się z najlepszymi kandydatami.

• Partnerskie relacje

Agencja rekrutacyjna może stać się Twoim biznesowym partnerem, wsparciem w rekrutacji i procesach HR. Stanie się tak tylko wtedy, kiedy obie strony całkowicie zaanagażują się we współpracę.

Jak wybrać najlepszą agencję rekrutacyjną?

Wybór właściwej agencji zwiększy szansę na owocną współpracę oraz maksymalizację korzyści. Przygotowaliśmy kilka kluczowych aspektów, które warto wziąć pod uwagę przy podejmowaniu współpracy z agencją.

Znajomość branży i specjalizacja agencji

Przy wyborze agencji rekrutacyjnej warto postawić na taką, która może pochwalić się skutecznie zrealizowanymi rekrutacjami w Twojej branży. Każdy sektor ma swoją specyfikę – dobra agencja rekrutacyjna wie, że inaczej rekrutuje się programistów, pracowników administracji, a jeszcze inaczej doradców handlowych czy sprzedawców.

Doświadczenie w podobnych projektach

Warto zapytać, jakie procesy rekrutacyjne dla klientów z Twojej branży, przeprowadziła agencja, którą rozważasz. Rekruterzy mający doświadczenie w podobnych projektach, dobiorą odpowiednią metodę docierania do kandydatów oraz skutecznie zainteresują kandydata współpracą właśnie z Twoją organizacją. Dzięki temu zwiększysz skuteczność i zasięg swoich rekrutacji.

Różne modele współpracy

Agencje rekrutacyjne mogą oferować różne rodzaje usług oraz modele współpracy: rekrutacja stała, Recruitment Process Outsourcing czy outsourcing pracowników. Ważne żeby ta, którą wybierzesz oferowała elastyczne podejście do procesu rekrutacyjnego. Dzięki temu otrzymasz kompleksowe wsparcie rozwiązania na miarę potrzeb Twojej organizacji.

Etapy współpracy z agencją

Jeśli nigdy nie współpracowałeś z zewnętrzną firmą rekrutacyjną zapewne zastanawiasz się jak wygląda współpraca z agencją. Oto kilka

1. Pierwszy krok – skontaktuj się z wybraną agencją rekrutacyjną

Jeśli czytasz ten artykuł, to najpewniej w Twojej głowie już pojawiła się myśli o tym, że warto rozeznać się w ofertach agencji rekrutacyjnych.

Daj o sobie znać – napisz do wybranych firm maila – opisz krótko kogo i w jakim czasie potrzebujesz zrekrutować. Dobra agencja rekrutacyjna odezwie się do Ciebie tego samego dnia i wspólnie wybierzecie termin na spotkanie, podczas którego będziecie mogli bardziej bardziej szczegółowo porozmawiać o Twojej potrzebie rekrutacyjnej i Twojej organizacji.

2. Spotkanie – określenie możliwości współpracy

W trakcie pierwszego spotkania wspólnie stwórzcie listę wymagań wobec poszukiwanego profilu – określcie, które kompetencje twarde i miękkie będą kluczowe, a które po prostu mile widziane. Rekruter agencji, w razie potrzeby, pomoże doprecyzować szczegóły roli, tak by była ona zgodna z obecnym stanem na rynku pracy jak również wskaże, co uczyni Twoją ofertę pracy konkurencyjną, na tle innych ofert w Twojej branży. 

Te etapy zazwyczaj nic nie kosztują. 

3. Nawiązanie współpracy z agencją rekrutacyjną.

Profesjonalnie działająca agencja rekrutacyjna, po spotkaniu, przygotuje dla Ciebie ofertę współpracy – wyceni usługę rekrutacji i określi, w jakim czasie będzie mogła ją zrealizować. Po tym jak zaakceptujesz ofertę, powinny zostać dopełnione formalności, czyli podpisanie niezbędnych dokumentów.

Na czym polega współpraca z agencją rekrutacyjną?

Działania firmy rekrutacyjnej powinny przebiegać zgodnie z wcześniej uzgodnionym z Tobą procesem rekrutacyjnym. Sam proces może różnić się w zależności od rodzaju projektu lub Twoich oczekiwań. Jednak pewne elementy będą wspólne.

Przygotowaliśmy dla Ciebie krótki opis każdego z głównych etapów oraz na co warto zwrócić uwagę, by współpraca z partnerem rekrutacyjnym przyniosła Ci jak najwięcej korzyści.

1. Research & screening

W ramach prowadzonego procesu rekrutacji, zespół rekrutacyjny będzie wyszukiwał kandydatów posiadających określone kompetencje. Następnie dokona wstępnej selekcji CV i rozpocznie komunikację z wybranymi kandydatami.

Po etapie screeningu, otrzymasz gotowe profile wybranych kandydatów. 

2. Weryfikacja kandydatów

Samo CV nie zawsze oddaje wszystkie umiejętności czy miękkie cechy kandydata. Warto ustalić z agencją, że w ramach prezentacji wybranych kandydatów, otrzymasz CV wraz opisem doświadczenia, przebiegu kariery i kompetencji miękkich kandydata, jako osobny dokument.

Jeśli już jesteś klientem agencji rekrutacyjnej, domagaj się możliwie najwięcej informacji o kandydacie jeszcze przed rozmową rekrutacyjną. 

3. Komunikacja w projekcie rekrutacyjnym

Po otrzymaniu pierwszych CV, ważny będzie Twój pierwszy feedback odnośnie otrzymanych kandydatów. Postawcie na partnerskie relacje i komunikację – jeśli czegoś brak Ci w przesłanych profilach, powiedz o tym otwarcie.

Możliwe też, że w trakcie przeglądania pierwszych CV coś wyda Ci się niezmiernie istotne – daj o tym znać rekruterowi, nawet jeśli nieco zmieni to profil poszukiwanego kandydata. W końcu jesteście partnerami we współpracy i zależy Wam na tym, by wspólnie osiągnąć założony cel – zatrudnić na wybrane stanowisko najlepszego kandydata. 

4. Rozmowy rekrutacyjne

Rekruter, który będzie z Tobą współpracował w ramach zleconej rekrutacji, na Twoją prośbę, zaplanuje rozmowy rekrutacyjne – ustali terminy dogodne dla stron i pomoże Ci zaprojektować scenariusz tego spotkania lub nawet weźmie w nim udział. 

5. Informacja zwrotna

Spodziewaj się, że po rozmowach rekrutacyjnych ponownie zostaniesz poproszony o feedback na temat kandydatów. Najlepiej przekazywać rekruterowi z agencji, informację zwrotną bezpośrednio po spotkaniu z kandydatem. Rekruter sporządzi odpowiednie notatki.

Finalnie łatwiej Wam będzie podsumować wszystkie kandydatury, a także porównać kandydatów. 

6. Budowanie partnerstwa

Proces rekrutacji zakończony wyborem najlepszego kandydata, może ale nie musi być końcem współpracy między Tobą, a agencją rekrutacyjną. Możecie wspólnie przystąpić do kolejnych procesów rekrutacyjnych lub zacząć planować zatrudnienie i onboarding wybranej osoby. Agencje rekrutacyjne zazwyczaj specjalizują się nie tylko w rekrutacji – świat HR – consulting HR – nie ma dla nich tajemnic. 

Zachęcamy Cię do zapoznania się z naszym procesem rekrutacyjnym: [infografika]

IT Outsourcing to usługa w ramach której klient deleguje określone zadania lub kompetencje zewnętrznym specjalistom. Takie rozwiązanie może przynieść wiele korzyści – przyjrzyjmy się temu bliżej i rozważmy, w jakich sytuacjach IT Outsourcing będzie najlepszym rozwiązaniem.

Kiedy skorzystać z usługi IT Outsourcing?

1. Brak wewnętrznych zasobów i kompetencji: Specjalistyczna wiedza: Jeżeli firma nie dysponuje wystarczającą liczbą specjalistów IT, IT Outsourcing może zapewnić dostęp do ekspertów w różnych technologiach i dziedzinach (np. cyberbezpieczeństwo, rozwój oprogramowania).
2. Wyzwania związane z rekrutacją: Na konkurencyjnym rynku pracy IT Outsourcing może pomóc firmom szybko pozyskiwać zasoby, bez konieczności przeprowadzania długich procesów rekrutacyjnych.
3. Skalowalność: Dynamiczne skalowanie zespołu: Firmy działające w zmiennym środowisku lub o sezonowych potrzebach mogą korzystać z outsourcingu, aby skalować zasoby IT zgodnie z bieżącymi wymaganiami, unikając kosztów związanych z zatrudnianiem stałego personelu.
4. Optymalizacja kosztów: IT Outsourcing pomaga obniżyć koszty poprzez przeniesienie części obowiązków do krajów o niższych stawkach pracy (offshoring) lub do wyspecjalizowanych firm, które dzięki efektowi skali mogą lepiej zarządzać kosztami operacyjnymi.
5. Skupienie się na podstawowej działalności: Koncentracja na kluczowych działaniach: IT Outsourcing pozwala firmom skupić się na swoich podstawowych obszarach biznesowych poprzez delegowanie zarządzania IT zewnętrznym specjalistom.
6. Dostęp do nowych technologii: Dostawcy outsourcingu często mają dostęp do najnowszych technologii i narzędzi. IT Outsourcing może przyspieszyć wdrażanie technologii i usprawnić procesy IT, które w przeciwnym razie mogłyby być czasochłonne i kosztowne przy użyciu zasobów wewnętrznych.
7. Zarządzanie ryzykiem: Firmy mogą przenieść część odpowiedzialności za zarządzanie ryzykiem, np. w zakresie cyberbezpieczeństwa, na zewnętrznych dostawców, którzy posiadają specjalistyczną wiedzę w tych obszarach.

IT Outsourcing – dlaczego warto?

IT Outsourcing jest korzystnym rozwiązaniem, gdy firma potrzebuje specjalistycznej wiedzy, skalowalności zasobów i/lub dąży do obniżenia kosztów operacyjnych. Jest szczególnie skuteczny w organizacjach, które chcą skupić się na swojej głównej działalności (nie zawsze skupionej wokół IT). Jednak źle zarządzany outsourcing może prowadzić do problemów z jakością, utraty kontroli nad kluczowymi procesami i ukrytych kosztów. Kluczem do sukcesu w ramach tej usługi jest dokładna ocena bieżących potrzeb Twojej firmy, wybór właściwego dostawcy usług i opracowanie z nim planu działania. W takim przypadku możesz zmaksymalizować korzyści płynące z IT outsourcingu.

Tworzenie projektów technologicznych z programistami z całego świata jest powszechną praktyką. Jeśli jednak stajesz przed pytaniem – który kraj wybrać? Jednym z najbardziej cenionych źródeł talentów dla światowych firm jest Polska. Sektor ICT w Polsce jest zauważany i doceniany przez największe światowe rankingi i inwestorów. Dowiedz się, dlaczego polscy programiści są tymi, którzy mogą przenieść Twój projekt na wyższy poziom.

Połączenie rosnącego rynku IT, wysokiego poziomu wiedzy technicznej i opłacalnych rozwiązań sprawiło, że Polska stała się coraz popularnym miejscem dla międzynarodowych inwestycji. Według rankingu bezpośrednich inwestycji przygotowanego przez fDi Markets, Polska zajęła 8 miejsce na świecie i 4 miejsce w regionie europejskich gospodarek wschodzących. 

Według powyższych źródeł, Polska jest również trzecią preferowaną lokalizacją na świecie dla zagranicznych inwestorów. Visa, Google, Amazon, Microsoft i Intel, to tylko kilka z wielu ogromnych inwestycji gigantów technologicznych w Polsce. Wielkość tych inwestycji wskazuje nie tylko na potencjał podaży polskiego sektora technologicznego, ale także rozwija doświadczenie i umiejętności polskich deweloperów.

Polski rynek IT

Raport „Deloitte Technology Fast 50 Central Europe 2023” mówi o poziomie i potencjale polskiego sektora IT. Wśród 50 najszybciej rozwijających się firm w Europie Środkowo – Wschodniej aż 18 pochodzi z Polski.

W Polsce technologia łączy się z przedsiębiorczością. Według raportu Bakerfilly, w Polsce działa mniej niż 36,8 tys. podmiotów specjalizujących się w różnych rodzajach usług IT (to 2,7% wszystkich firm, które nie są jednoosobowymi działalnościami gospodarczymi). Aż 3% wszystkich pracujących w Polsce, czyli około 493 tys. osób, jest związanych z branżą technologiczną

Dlaczego warto outsourcingować w Polsce?

Polska nie stała się popularną destynacją outsourcingu IT bez powodu. Jest wiele prawdziwych powodów, które przynoszą realne korzyści:

• Wysoki poziom wiedzy technicznej – polscy programiści są jednymi z najlepszych specjalistów na świecie. Polska zajmuje 3 miejsce w światowym rankingu HackerRank – dzieląc podium z Chinami i Rosją. W tym samym rankingu Polska zajmuje również 3 miejsce pod względem najbardziej odpornej grupy deweloperów na świecie. Nasi ludzie chętnie podejmują wyzwania i nie poddają się łatwo. Polska zajmuje również pierwsze miejsce w światowym Narodowym Indeksie Cyberbezpieczeństwa. Najwyżej oceniane obszary umiejętności, w których polscy programiści uzyskali najwyższe średnie wyniki to Java, Python i Ruby.
• Dostępność specjalisty – wysoki poziom umiejętności oferowanych przez polskich specjalistów IT to nie wszystko, ponieważ możesz się zastanawiać, czy znajdziesz odpowiednią liczbę osób, które dołączą do Twojego zespołu. Według Infoshare, w Europie Środkowo – Wschodniej jest około 1 milion profesjonalnych programistów. Prawie jedna czwarta z nich znajduje się w Polsce, co daje bazę 254 000 osób
• Wysoki poziom edukacji ICT – naturalnie dużą rolę w przygotowaniu specjalistów IT odgrywa edukacja, która w Polsce jest nie tylko szeroko dostępna (ponad 400 uczelni), ale także na wysokim poziomie. Aż 9 polskich uczelni jest wymienionych w QS World University Rankings®. Polskie uczelnie naukowe kładą duży nacisk na wysoki poziom kompetencji matematyczno – przyrodniczych. Ich absolwenci nie tylko posiadają wysokie kompetencje technologiczne, ale ich atutem jest również nastawienie na rozwiązywanie problemów. Według danych Głównego Urzędu Statystycznego, co roku na rynek pracy trafia 15 tysięcy nowo wykształconych specjalistów z zakresu nowych technologii, programowania i szeroko pojętej informatyki. Dla porównania, w Stanach Zjednoczonych każdego roku kończy studia około 65 tys. absolwentów, a populacja kraju jest prawie dziewięć razy większa od populacji Polski.
• Dostępność językowa – atrakcyjność polskich programistów na tym się nie kończy. Kolejną zaletą jest dostępność języków. W Polsce nauka języka obcego jest częścią programu nauczania, a większość uczniów uczy się angielskiego od szkoły podstawowej aż do ukończenia studiów.
• Koszt IT outsourcingu – jedną z głównych zalet outsourcingu do Polski są konkurencyjne koszty pracy w porównaniu do innych krajów. Według EY średni poziom wynagrodzenia polskiego programisty wynosi około 19 tys. zł (rocznie około 50 tys. USD / 48 tys. EUR). Z naszego doświadczenia wiemy, że kwota ta zależy od doświadczenia i kompetencji, ale będzie to dla Ciebie pewien punkt wyjścia.
• Kultura pracy – polscy twórcy oprogramowania przywiązują wagę do budowania solidnych fundamentów projektu. Podejście „Do it right” sprawia, że ​​refaktoryzacja kodu lub dbanie o kwestie długu technologicznego nie jest im obce. Ponadto, według analizy czynników związanych z postawą wobec pracy przeprowadzonej przez Sourceseek, Polska cieszy się najwyższym stopniem znajomości i bliskości z Europą Zachodnią oraz głębokim związkiem kulturowym z USA.

W zależności od potrzeb Twojego projektu i etapu rozwoju Twojej firmy, różne formy współpracy z zewnętrznym partnerem mogą okazać się dla Ciebie najbardziej korzystne. Masz do wyboru IT outsourcing, RPO lub po prostu rekrutację stałą – wybór należy do Ciebie

Każda nowa rekrutacja rozpoczyna się od sprecyzowania potrzeby rekrutacyjnej, zatem nakreślenia wymagań i umiejętności, jakich oczekiwać będziemy od kandydatów. Doświadczenie w rekrutacji pokazuje nam, że na starcie każdego procesu rekrutacyjnego, warto stworzyć profil idealnego kandydata. Dlaczego jest to tak ważne i ma znaczenie dla powodzenia rekrutacji? Opowiemy w dalszej części artykułu 🙂

Profil idealnego kandydata – co to takiego i co zawiera?

Stworzenie profilu idealnego kandydata jest kluczowe, by w ramach prowadzonej rekrutacji znaleźć możliwie najlepszą osobę na dane stanowisko. Taki profil, to przede wszystkim zestaw umiejętności, kompetencji twardych i miękkich, jakie powinien posiadać przyszły pracownik, ale nie tylko. Kiedy stworzymy sobie taką listę wymagań, co do kandydata idealnego, łatwiej nam będzie porównywać kandydatów biorących udział w procesie rekrutacyjnym i finalnie wybierać tych najlepiej dopasowanych do wymagań roli. Warto także zwrócić uwagę na to, jak osoba na danym stanowisku, chce się rozwijać, co szczególnie lubi i czego szczególnie nie lubi w pracy oraz jakie ma oczekiwania względem pracodawcy. Trzeba pamiętać, że profil idealnego kandydata powinien być stworzony prawidłowo, czyli bez zaniżania ani zawyżania oczekiwań względem kandydatów, zaś wspomniane oczekiwania powinny być realne. Inaczej może okazać się, że szukamy białego kruka i rekrutacja, ani teraz ani w przyszłości, nie zakończy się sukcesem.

Profil idealnego kandydata – krok po kroku

Zanim stworzymy profil idealnego kandydata, warto przygotować opis stanowiska w ramach danej rekrutacji. Nazwać to stanowisko, dopisać do niego zakres zadań, głównych wymagań i umiejscowić je w strukturze organizacyjnej. Kiedy będziemy już mieć sprecyzowane obowiązki i zadania, wówczas możemy przystąpić do tworzenia listy pożądanych cech i kompetencji, czyli profilu idealnego kandydata.

Na tym etapie trzeba pochylić się nad zagadnieniem: kim jest mój idealny kandydat? Przydatna będzie lista następujących pytań dotyczących pracownika idealnego:

• Gdzie mieszka i w jaki sposób wykonuje swoją pracę (stacjonarnie/zdalnie)?
• Jakie ma wykształcenie/jakie studia ukończone?
• Na jakich stanowiskach pracował do tej pory i jakie w związku z tym ma doświadczenie?
• Gdzie pracuje teraz? Na jakim stanowisku, w jakiej wielkości organizacji i zespole?
• Z kim komunikuje się w ramach wykonywanej pracy i jak często?
• Jak się komunikuje? Telefon, spotkania, online? 
• Jak raportuje wyniki  pracy do szefostwa? Kto w strukturze jest szefem? 
• Z jakich korzysta w pracy narzędzi i jak planuje pracę?
• Jakie zna języki? 
• Jakie posiada umiejętności twarde konieczne do wykonywania danej pracy?
• Jakie posiada umiejętności miękkie?
• Jakie inne dodatkowe cechy posiada i mogą być one przydatne do wykonywania danej pracy? 
• Jak wyznacza cele w pracy i jak raportuje postęp w ich realizacji?
• Jak chce się rozwijać na danym stanowisku? 
• Jakie wartości i elementy kultury organizacyjnej są dla niego/niej szczególnie ważne?
• Jak się uczy i zdobywa nową wiedzę?
• Dlaczego chce zmienić pracę?
• Czym się interesuje?
• Czego oczekuje od pracodawcy w kontekście współpracy i rozwoju? 
• Jak postrzega idealnego szefa i co mówi o poprzednim?

Kto odpowiada za stworzenie profilu idealnego kandydata i z kim może nad nim pracować?

Pracę nad profilem idealnego kandydata powinien rozpocząć rekruter odpowiedzialny za dany proces rekrutacyjny. Po tym jak przygotuje listę pytań zaprezentowaną powyżej (lub podobną), może udzielić na nie odpowiedzi, budując tym samym personę dla danej rekrutacji. Przy takim działaniu, warto wyjść od ogółu do szczegółu, opisać jak ma wyglądać dzień pracy osoby na danym stanowisku, następnie miesiąc, kwartał i rok. Po określeniu zadań wyznaczonych na konkretne ramy czasowe, łatwiej będzie wskazać kompetencje potrzebne do ich realizacji, a także nakreślić ścieżkę rozwoju pracownika w organizacji.

Przy kolejnych rekrutacjach na to samo stanowisko, do współpracy nad profilem idealnego kandydata, można zaprosić zrekrutowanego wcześniej pracownika i wspólnie z nim popracować na profilem – ulepszyć go lub usunąć, to co okazało się zbędne.

Do pracy przy tworzeniu profilu idealnego kandydata, o ile istnieje taka możliwość, warto zaprosić osobę, która będzie bezpośrednim przełożonym nowego pracownika – taki przełożony będzie najlepiej znał zakres wymagań i zadań na danym stanowisku. Ważne jest to, by nad profilem pracowały osoby ściśle związane z rekrutacją i/lub samym stanowiskiem. Jeśli do tej współpracy zaprosimy zbyt wiele osób, może się okazać, że każda ma coś do dodania, powstanie bardzo długa lista pytań, oczekiwań i wymagań, profil idealnego kandydata zacznie się rozmywać lub w końcu może się okazać, że znalezienie pracownika choćby zbliżonego do stworzonego profilu, okaże się niemożliwe.

Dlaczego warto powierzyć stworzenie profilu idealnego kandydata agencji rekrutacyjnej?

Przy założeniu, że klient współpracuje z agencją rekrutacyjną, może on liczyć, że dedykowany rekruter, stworzy profil idealnego kandydata bardzo szybko, co będzie miało wpływ na tempo rekrutacji oraz na jej efektywne i sprawne zakończenie. Wyspecjalizowani rekruterzy, wiedzą jak tworzyć takie profile dla różnych stanowisk i branż. Potrafią szybko zrozumieć potrzeby klienta i wyjść z propozycją profilu idealnego kandydata już podczas pierwszego spotkania.

Agencje rekrutacyjne posiadają dostęp do szerokiej bazy kandydatów, zatem są w stanie bardzo szybko dotrzeć do osób, które co najmniej w 75% będą spełniały przyjęte założenia rekrutacyjne względem danego stanowiska. Takie działanie, to dla klienta oszczędność czasu, który może być wykorzystany na realizację innych zadań, kluczowych dla rozwoju jego biznesu.

Właściwie przygotowany profil idealnego kandydata jest kluczem do sukcesu w skutecznej realizacji rekrutacji. Pomaga wyeliminować błędy i zmniejsza ryzyko związane z wyborem i zatrudnieniem niewłaściwej osoby. Jeśli zdecydujesz się stworzyć taki profil samodzielnie, pamiętaj o tym, aby wymagania względem stanowiska były realne – ani zawyżone, ani zaniżone – tak by zatrudniona osoba dobrze poradziła sobie z zadaniami na stanowisku, by czuła satysfakcję przy ich realizacji i finalnie miała poczucie, że praca jest dla niej szansą i realnym polem do rozwoju.

Screening, czyli wstępna rozmowa rekrutera z kandydatem, to etap procesu rekrutacyjnego, który przy pewnym nakładzie pracy może przynieść rekruterowi dużo korzyści. Jak przeprowadzić screening, by zyskać więcej informacji o kandydacie i ulepszyć dalsze etapy rekrutacji?? Podpowiemy Ci w tym artykule!

Czym jest screening?

Screening, to wstępna rozmowa rekrutera z kandydatem, której celem jest przeprowadzenie weryfikacji doświadczenia i umiejętności kandydata. Może być ona przeprowadzona telefonicznie lub z użyciem komunikatora jak np. Google Meet czy Teams. Jest to wczesny etap procesu rekrutacyjnego, podczas którego możesz zweryfikować dane dotyczące kandydata i pozyskać dodatkowe informacje na jego temat.

Dlaczego rekruterzy przeprowadzają screening?

Przeprowadzenie wstępnej weryfikacji doświadczenia i umiejętności kandydata jest istotne, ponieważ pozwala na jego dokładniejsze sprawdzenie – zebranie lub potwierdzenie najbardziej kluczowych informacji zawartych w jego CV. Podczas bezpośredniej rozmowy możesz dopytać o umiejętności lub znajomość narzędzi, których w CV nie ma. Masz także możliwość większego rozpoznania w zakresie obowiązków u poprzednich pracodawców. Dzięki screeningowi możesz również wybadać soft skille, czyli np. umiejętności komunikacyjne. 

Czasy kiedy rekruter, w ramach nowego zlecenia od klienta, mógł opublikować ofertę pracy, czekać na spływ CV, a następnie wysłać do klienta wybrane resume, mamy dawno za sobą. Procesy rekrutacyjne, zwłaszcza w dobie pandemii, rekrutacji zdalnej, weszły na wyższy poziom. Wymagają od rekruterów więcej zaangażowania w obszarze weryfikacji kompetencji kandydata, tak by znaleźć i przekazać klientowi profile najlepsze z najlepszych – mówi Beata Oleszczuk, People Business Partner w New Digital Street.

Dzięki screeningowi kolejne etapy rekrutacji przebiegają sprawniej, ponieważ docierają do nich kandydaci najlepiej dopasowani do pożądanego profilu.

Jak przeprowadzić screening w rekrutacji??

Jeśli chcesz aby screening przebiegł sprawnie, musisz się do niego odpowiednio przygotować. Bazując na naszym doświadczeniu, przygotowaliśmy dla Ciebie kilka wskazówek. Pomogą Ci one uzyskać odpowiedzi kandydatów, których potrzebujesz.

1. Fokus na stanowisko
   Po tym jak już powiesz kim jesteś i w jakim celu dzwonisz, powinieneś poruszyć kilka kwestii, które pomogą wstępnie zweryfikować umiejętności kandydata, zrozumieć jego motywacje i poznać kierunki w których chce się rozwijać. W trakcie rozmowy należy cały czas pamiętać, że weryfikujemy kandydata pod konkretne stanowisko, zaś czas na tę rozmowę jest ograniczony. 
2. Nie pytaj kandydata dlaczego zaaplikował na tą ofertę pracy
   Zamiast tego poproś, by pokrótce opowiedział o sobie – o tym jak i gdzie pracował do tej pory, jakie były jego obowiązki, odpowiedzialności i cele, z kim pracował i jak długo.
   Zapytaj gdzie chciałby pracować, jaka rola wydaje mu się idealna, jaka jest jego wymarzona praca i w jakim kierunku chce się rozwijać, co lubi robić i czego nie znosi. Postaraj się zrozumieć i poznać jego historię. Daj kandydatowi poczucie, że chcesz wydobyć z niego cały jego potencjał
3. Słuchaj kandydata i patrz w jego CV
   Takie działanie pomoże Ci sprawdzić czy to, co opowiada o sobie kandydat, pokrywa się z tym co zawarł w swoim CV. Być może opowie o czymś ciekawym czego w CV nie opisał, może wskazał tylko trzy ostatnie miejsca pracy, a ma też inne doświadczenie, które będzie przydatne na danym stanowisku.
   Notuj – tak by potem przygotować konkretną i rzetelną informację o kandydacie. I najgorsze, co może Cię spotkać podczas screeningu – wyłapiesz niespójności – kandydat będzie kłamał.
4. Zadbaj o candidate experience
   Pamiętaj, że pierwszy kontakt z rekruterem jest bardzo ważny dla kandydata. Może go do danej oferty pracy, zachęcić lub totalnie zniechęcić.
   Oczywiście, część kandydatów na tym etapie odpadnie z uwagi na niewystarczające doświadczenie czy umiejętności, ale nie pozwól sobie na stratę najlepszego kandydata z uwagi na własne braki.
   Szanuj czas kandydata – nie spóźniaj się, bądź przygotowany do spotkania, zapoznaj się z CV przed spotkaniem, bądź uważny, dopytuj o szczegóły i skup się na tej rozmowie. Jeśli kandydat pozyskany i zweryfikowany przez Ciebie wygra rekrutację, to Ty też ją wygrasz. Jego pozytywne candidate experience wpłynie na Twój sukces. 
5. Twarde elementy screeningu
   Nie zapomnij zapytać kandydata o to, jakiego wynagrodzenia oczekuje oraz jakie inne warunki zatrudnienia są dla niego szczególnie ważne.
   Budżet na dane stanowisko nie jest z gumy, nie rozciągnie się bez ważnych powodów. Jeśli kandydat na pytanie o wynagrodzenie, powie że “o tym porozmawiamy na dalszych etapach rekrutacji”, nie daj się zbyć, powiedz o tym dlaczego te techniczne, twarde szczegóły są tak istotne. 
6. Pytania kandydata podczas screeningu
   Mało który kandydat, po tym jak zadasz mu serię pytań o jego doświadczenie, będzie chciał na tym zakończyć rozmowę.
   Jest bardzo prawdopodobne, że będzie chciał się dowiedzieć więcej na temat samej oferty pracy, tego jak dalej będzie wyglądał proces rekrutacji oraz jak ewentualnie wygląda proces onboardingu u potencjalnego przyszłego pracodawcy.
   Przygotuj się na te pytania, jeśli pewnych szczegółów nie znasz lub nie możesz ich zdradzić na tym etapie, bądź szczery z kandydatem. 

Zrobiony dobry screening, a potem długo nic? 

Tylko nie to – nie psuj pozytywnego wrażenia, jakie udało Ci się wzbudzić w kandydacie podczas Waszej pierwszej rozmowy. Utrzymuj kontakt, nawet jeśli pozostałe osoby zaangażowane w proces nie będą spieszyły się z informacją zwrotną o kandydacie.

Daj mu znać, że proces rekrutacji jest dla niego cały czas otwarty, ale Twoja organizacja czy klient potrzebują więcej czasu na analizę otrzymanych kandydatur i podjęcie decyzji co do dalszych kroków w rekrutacji.. 

Nie porzucaj kandydata, nie zostawiaj go bez informacji. Nigdy nie wiadomo kiedy przyjdzie Ci do niego wrócić i wówczas może on być najlepszym z najlepszych.  

Briefing to fundamentalny etap współpracy z agencją rekrutacyjną. Dzięki niemu możliwe jest przeprowadzenie analizy potrzeb rekrutacyjnych klienta, a następnie stworzenie profilu idealnego kandydata. Jeśli zastanawiasz się, jak przebiega spotkanie briefujące oraz co powinien zawierać dobry brief – śpieszymy z pomocą!

Oczekiwania względem agencji

Z doświadczenia wiemy, że klienci mają konkretne oczekiwania wobec agencji rekrutacyjnej. Na pewno jest też tak w Twoim przypadku. Spodziewasz się, że wybrany partner będzie ekspertem w zakresie rekrutacji, a to przełoży się na szybsze tempo osiągania celów czy zmniejszenie kosztów związanych z długo trwającymi procesami rekrutacyjnymi.

Zgadzamy się, są to korzyści, które realnie możesz osiągnąć.

Jednak, by tak się stało, obydwie strony, zarówno Ty, jak i Twój partner rekrutacyjny, powinnny zaangażować się we współpracę oraz postawić na otwartą, częstą i efektywną komunikację.

Przygotowanie briefu rekrutacyjnego pozwala upewnić się, że każda strona zaangażowana w proces rekrutacji..nie tylko będzie miała jednakowe informacje, ale także będzie rozumieć je we właściwy sposób. 

Co powinien zawierać dobry brief rekrutacyjny?

Współpraca klienta i agencji rekrutacyjnej zaczyna się już od pierwszego spotkania – nawet jeśli nie jest ono przypieczętowane umową lub zamówieniem. Na tym etapie możesz mieć oczekiwania wobec agencji rekrutacyjnej. Pierwsze spotkanie obu stron, powinno być zaplanowane i przebiegać według ustalonego harmonogramu.

Odpowiedzialność za to zadanie, zdecydowanie powinna przyjąć na siebie agencja rekrutacyjna. Twoim zadaniem jest wiedzieć, jakie stanowisko w organizacji chcesz obsadzić. Nie musisz wiedzieć jak się do tego zabrać, zwłaszcza jeśli w strukturze Twojej organizacji nie ma jeszcze działu HR czy stricte rekrutacji.

Przygotowanie do spotkania briefującego

Pomimo tego, że organizacja spotkania i napisanie briefu rekrutacyjnego leży po stronie agencji możesz spróbować się do niego odpowiednio przygotować. Zebranie najważniejszych informacji, np. dotyczących poszukiwanego stanowiska, przed spotkaniem z agencją, pomoże Ci odpowiedzieć przynajmniej na część pytań. 

Aby ułatwić Ci przygotowanie do spotkania briefującego, poniżej prezentujemy zestawienie najważniejszych zagadnień, o które może zapytać Cię agencja rekrutacyjna, podczas pierwszej rozmowy:

• opis działu do którego prowadzona będzie rekrutacja i jego struktura,
• opis stanowiska – nazwa stanowiska, zakres obowiązków,
• tryb pracy – zdalna/stacjonarna,
• wymagania dotyczące doświadczenia,
• wynagrodzenie – widełki płacowe dla kandydata oraz benefity pozapłacowe,
• wymagania wobec kandydata – zestaw kompetencji twardych i miękkich
• inne wymagania dotyczące stanowiska (wykształcenie, staż pracy, certyfikaty, znajomość języków obcych itp.),
• możliwości rozwoju dla kandydata – ścieżka kariery, szkolenia itp.,
• informacja o tym od kiedy kandydat ma być zatrudniony w organizacji i ile w związku z tym przewiduje się czasu na cały proces rekrutacyjny,
• jak etapy procesu rekrutacyjnego agencja powinna uwzględnić. 

W trakcie spotkania na pewno pojawi się jeszcze szereg dodatkowych pytań, dotyczących: strategii firmy, celu, misji, wyznawanych wartości oraz inne szczegóły, które mogą być pomocne w poszukiwaniu, a finalnie w dopasowaniu kandydata idealnego. 

Profil idealnego kandydata – oczekiwania vs rzeczywistość

Dlaczego warto napisać brief rekrutacyjny? Ponieważ posiadając takie informacje, agencja rekrutacyjna będzie mogła nie tylko wycenić rekrutację i przygotować ofertę, ale też stwierdzić czy jest ona możliwa do realizacji.

Zdarza się, że wymagania dotyczące stanowiska i oczekiwania klienta przewyższają możliwość znalezienia takiego kandydata, zarówno przez agencję, jak i wewnętrzny dział rekrutacji. Takie sytuacje mogą zaistnieć kiedy:

• proponowane warunki zatrudnienia są nieadekwatne do sytuacji na rynku pracy dla danego stanowiska,
• wymagania dotyczące skilli są tak rozbudowane/nietypowe, że na rynku nie ma kandydatów o tym zestawie kompetencji.

W ramach otwartej komunikacji i bazując na doświadczeniu, profesjonalny rekruter powinien poinformować Cię, jak należałoby zmienić te warunki, tak by rekrutacja mogła zakończyć się sukcesem. 

Jeśli klient ma nierealne potrzeby i oczekiwania rekrutacyjne lub nie potrafi jasno wskazać, jakie stanowisko chciałby obsadzić przy pomocy agencji rekrutacyjnej, istnieje duże ryzyko, że proces rekrutacji zakończy się niepowodzeniem. 

Przygotowanie briefu rekrutacyjnego – i co dalej?

Po spotkaniu, zespół rekrutacyjny agencji powinien przeprowadzić analizę Twoich potrzeb w ramach danej rekrutacji. Na jej podstawie przygotuje i prześle Ci ofertę, która powinna zawierać:

• cenę i termin finalnej realizacji rekrutacji,
• opis i planowany przebieg procesu rekrutacyjnego,
• ilość CV, którą otrzymasz w określonym czasie,
• porównanie w  kontekście konkurencyjności na tle innych ofert pracy w branży
• wskazanie jakie informacje dodatkowe będą zawierały rekomendacje kandydatów,

Tak przygotowane informacje powinny ułatwić Ci podjęcie decyzji, o tym czy warto wejść we współpracę z agencją rekrutacyjną. 

Agencja rekrutacyjna tak przygotowaną ofertę powinna wysłać mailem, tak by obie strony miały pewność, że tak samo rozumieją, jakiego profilu kandydata będzie dotyczył proces rekrutacyjny i jak ma on przebiegać. 

Rebriefing – pogłębienie komunikacji & usprawnienie rekrutacji

Elementem efektywnej i sprawnej komunikacji w procesie rekrutacji z agencją powinien być również rebriefing.

Po zaakceptowaniu oferty otrzymanej od agencji, powinieneś mieć poczucie, że możesz dodać coś do wymagań, doprecyzować, czy przekazać agencji rekrutacyjnej dodatkowe informacje. Tym właśnie jest rebriefing. Nie tylko ułatwi pracę zespołu rekrutacyjnego, ale także pozwoli na znalezienie kandydata idealnego.

Nie mówimy tu oczywiście o tak poważnych kwestiach jak zmiana pracy zdalnej na pracę w biurze czy też zmiana konieczności znajomości języka angielskiego na język niemiecki.

Jeśli natomiast stwierdzisz, że potrzebny będzie Ci kandydat o wybranych kompetencjach miękkich, to warto by rekruterzy agencji, zweryfikowali je podczas screeningu kandydata, czyli na początkowych etapach rekrutacji. 

Rola efektywnej komunikacji

Proces rekrutacji prowadzony we współpracy z agencją rekrutacyjną, to przede wszystkim skrócony czas rekrutacji i dostęp do większej ilości wyselekcjonowanych i wstępnie zweryfikowanych kandydatów.

By taka współpraca mogła przebiegać sprawnie i szybko zakończyła się znalezieniem właściwego kandydata, rekruterzy agencji powinni uważnie wsłuchać się w Twoje potrzeby. Z drugiej strony – polecamy Ci otworzyć się na sugestie rekruterów i praktycznie skorzystać z ich doświadczenia i eksperckiej wiedzy.

Kluczem do sukcesu jest otwarta i częsta komunikacja na linii klient – agencja rekrutacyjna. Transparentność oczekiwań, częsta informacja zwrotna i wzajemna uważność będą gwarantami owocnej współpracy. Dobra agencja rekrutacyjna zapewni sprawdzone rozwiązania i partnerską komunikację w obszarze rekrutacji, a w przyszłości być może i w obszarze innych usług z zakresu HR.